业委会关于部分业主对此次业主大会工作提出疑问的说明

四方新城2021年第一次业主大会自4月1日张贴公告启动，就“物业选聘”的议题进行征询，并定于4月16日进行公开统计投票情况。4月15日，突发令人错愕的“抢票箱事件”，业主大会被迫取消，物业选聘工作就此暂停。

这期间，我们也了解到小区微信群中讨论激烈，说法不一，其中不乏针对此次业主大会工作的疑问。经过内部讨论，我们希望通过此篇说明，对事实经过抽丝剥茧，逐一说明。

事实真相往往是琐碎、枯燥的，而魔鬼就在细节中。本文向您呈现了此次业主大会筹备、组织过程中的全部经过，略有篇幅，需要您花一点儿耐心。

这次业主大会的议题是什么？如何确定的？

四方新城和永升物业签订的物业服务合同将于2021年6月30日到期。根据《业委会规范化运作指导手册》，合同期限届满3个月前，业委会应当组织召开业主大会，作出续聘或者另聘的决定。《指导手册》也提供了公告及表决票样张。

业委会做了哪些前期准备工作？

2021年春节过后，业委会在2月工作例会上进行初步探讨，基本确定议题，并在3月例会上确定工作方案。

3月2日，考虑到存在重新招标的可能性，业委会于约见上海青蓝管理咨询有限公司，了解招投标工作流程，为另聘物业作好准备。（2017年，上一届业委会解聘复兴物业后，曾聘用青蓝公司组织招投标，永升物业中标进入小区服务）

3月15日，业委会向永升物业签发《物业合同到期告知函》，要求永升说明是否愿意续聘，并告知续聘条件。

一周后，业委会收到永升物业回函，表达续聘意向，且续聘条件不变。

至此，业委会已做好了召开业主大会的前期准备工作。

三分之二以上参与——《民法典》的新要求

青蓝公司在3月2日的会面中提到，今年1月开始施行的《民法典》规定：“选聘和解聘物业服务企业或其他管理人“等业主共同决定事项应当由专有部分面积占2/3且人数占2/3以上的业主参与表决。

四方新城共425户（含会所），2/3以上业主就是284户。而根据小区历次业主大会来看，投票一般在一百张左右，实际投票率仅为25%左右。另外，我们小区很多房屋处于出租或空关状态，实际在本小区居住的业主大约200户，即使这200户业主全部参与投票也达不到规定的比例。

《民法典》第二百七十八条

下列事项由业主共同决定：（一）制定和修改业主大会议事规则；（二）制定和修改管理规约；（三）选举业主委员会或者更换业主委员会成员；（四）选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；（五）使用建筑物及其附属设施的维修资金；（六）筹集建筑物及其附属设施的维修资金；（七）改建、重建建筑物及其附属设施；（八）改变共有部分的用途或者利用共有部分从事经营活动；（九）有关共有和共同管理权利的其他重大事项。

业主共同决定事项，应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决。决定前款第六项至第八项规定的事项，应当经参与表决专有部分面积四分之三以上的业主且参与表决人数四分之三以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。

“参与表决”该如何理解？

如果按照回收到表决票来认定参与表决，那么按以往经验，我们的业主大会什么事都不能决定。

业委会为此事特地咨询房办部门，而房办也表示为难，因为到目前为止新规还没有出台相关细则，南京西路街道范围内，我们四方新城是第一个碰到这个问题的小区。

3月13日晚上海电视台新闻综合频道《市民议事厅》特别制作一期节目：“参与比例，这道门槛如何迈过”。我们特地观看，非常希望这个节目能指明方向，但很遗憾，参与嘉宾说法不一，可见这个话题还在探讨阶段。

重点放在“参与”

3月14日，业委会召开业主大会筹备工作会议。大家一致认为，“参与表决”现在没有官方的司法解释，面对小区的现实情况，我们应把重点放在“参与”。

业主大会有两种形式：集体讨论，或书面征求意见。如采取集体讨论形式，到达会场就是参与；如采取书面征求意见形式，送达表决票即可视为参与。但是，在采用送达视为“参与”的同时，应确保选票的签收人系业主本人而非租客，这样才能契合《民法典》第278条的立法原意。至于是否举手、投票，纯属个人意愿，不可强迫。

当然，我们也要加强宣传，鼓励业主拿到选票后都能进行投票。能否达到284张，我们无法预知，但是尽力总是好的。

因此，加强宣传、提高选票送达和签收率、提高回票率，是我们此次工作的全部目标。

业主大会启动，主动上门发送选票，解决不在小区居住业主投票难的问题

4月1日，业主大会公告在各个楼栋张贴，公众号同步推送，小区内拉起宣传横幅，本次业主大会启动。

接下来就是发送选票的工作。

根据本小区《议事规则》，以下三种情形均为表决票送达：

当面领取或送达，并由业主签收

按业主提供的联系地址、通讯方式发送

投入信箱或房屋内

按以往经验，业委会采用全部送信箱的方式：在发送选票当日（通常是公告发布之后七天），邀请房办、居委人员及业主代表共同见证，将全部选票塞入业主信箱内。在接下来七天内，业主自行取票、投票。

塞信箱的方式相对简单，但投票率较低，就是前文提到的25%，大部分不在小区居住的业主很难参与。

4月7日晚，业委会召开第二次工作会议。为争取更多参与，业委会反复斟酌，决定在发送选票、回收选票工作上采取更主动的态度。表决票采取 专人送达，回收意见 + 设投票箱，自行投入票箱，两种方式相结合的办法。也就是说，设立投票箱，白天业主可以领票后自行投入，晚上则由工作人员抱着上门发票、上门收票，多管齐下！

具体如下：

（一）对小区内居住的业主：

挨家挨户上门送票，确认业主身份，并由本人签收

微信和业主预约时间，上门送票

在物业前台设点，业主可前往自取选票

挨家挨户上门收选票（抱着票箱，由业主本人投票入箱）

（二）对不在小区居住的业主：

微信发送业委会公告、选票照片，对方回复确认收讫的，视为送达

发布《关于“不在小区居住的业主”参与投票的说明》，对可以打印选票的、无法打印选票的两种情况，分别进行指导。

房办人员也参加了当天的会议，对以上操作办法给予肯定，并提出宝贵建议，如委托投票的，必须填完后拍照回传让业主确认。

为什么物业人员参与？

本届业委会成员七人，大多在职，虽然在思想观念上比老一代更开放、都愿意放低个人意愿来形成集体意志，但是可用于公益服务的时间十分有限。

4月1日，公众号发布《志愿者招募通知》，招募临时志愿者参与发送选票工作，未有报名者。